Telesecretariaat voor medische praktijken: Efficiëntie en kostenbesparing
Een telesecretariaat is steeds vaker een noodzakelijke aanvulling voor medische praktijken die streven naar efficiëntie en kostenbesparing. Een telesecretariaat neemt de inkomende oproepen voor zijn rekening, waardoor medisch personeel zich kan richten op hun primaire taken. Het concept is niet nieuw, maar de relevantie ervan is in de hedendaagse medische sector meer dan ooit tevoren toegenomen.
Een efficiënt telesecretariaat als verlengstuk van je praktijk
De implementatie van een telesecretariaat biedt praktijken een kostenefficiënte manier om hun telefonische bereikbaarheid te verbeteren, de werkdruk te verminderen en de patiëntenzorg te optimaliseren. Door te kiezen voor een gespecialiseerde dienstverlener die technologisch compatibel is en flexibele bereikbaarheid biedt, kan een medische praktijk zich verzekeren van een waardevolle partner. Een efficiënt telesecretariaat fungeert als een verlengstuk van de praktijk, waarbij de focus ligt op het ondersteunen van zowel de patiënten als de zorgverleners. De keuze van het telesecretariaat dat je zal inschakelen moet daarentegen wel goed overwogen worden. Ze zijn immers jouw persoonlijke assistenten en je wil toch de beste, niet?
De voordelen van een telesecretariaat voor medische praktijken
Betere bereikbaarheid voor patiënten
Een telesecretariaat biedt flexibiliteit in bereikbaarheid die aansluit bij de behoeften van de medische praktijk. Dit betekent dat het secretariaat gedurende de werkdagen van 8u tot 19u beschikbaar is, inclusief de mogelijkheid voor patiënten om online afspraken te maken. Deze uitgebreide bereikbaarheid zorgt ervoor dat patiënten ook buiten de standaard kantooruren ondersteuning kunnen krijgen, wat de toegankelijkheid van de zorg verbetert. Daarenboven zorgt een telesecretariaat ook voor een betere continuïteit van de bereikbaarheid omdat het een volledig team is die voor je zorgt en niet slechts één persoon.
Focus op patiëntenzorg
Het belangrijkste voordeel van een telesecretariaat is zonder twijfel de mogelijkheid voor de zorgverstrekker om zich volledig te concentreren op de zorg voor patiënten. Minder onderbrekingen tijdens consultaties betekent meer aandacht en tijd voor elke patiënt, wat de kwaliteit van de zorg ten goede komt.
Onze Jaimy zorgt er zelfs voor dat de patiënten weten waar ze nabij kunnen parkeren en welke ingang ze moeten nemen.
Kostenbesparing
De inzet van een telesecretariaat leidt tot directe kostenbesparingen voor medische praktijken. (Zie meer bij ‘Wat kost een telesecretariaat’).
Hoe werkt een medisch telesecretariaat?
Van oproep tot afspraak
Bij een medisch telesecretariaat begint het proces met de inkomende oproepen van patiënten. Deze oproepen worden effectief opgenomen en afgewerkt door speciaal opgeleide medewerkers die bekend zijn met de medische sector. De medewerker voert een eerste triage uit op basis van de aangegeven behoeften van de patiënt. Vervolgens wordt, indien nodig, een afspraak ingepland in de agenda van de betreffende medische professional. Dit proces zorgt voor een soepele doorstroom van patiënten en optimaliseert de tijd van de zorgverlener.
Iris voelt haarfijn aan wanneer de patiënt zich beter in een andere taal kan uiten en schakelt dan subtiel om.
Verhoging van de tevredenheid
De inzet van een telesecretariaat verhoogt de tevredenheid van zowel patiënten als medische professionals. Patiënten waarderen de vlotte en empathische manier waarop hun oproepen worden behandeld. Aan de andere kant kunnen zorgverleners zich zonder onderbrekingen toeleggen op hun primaire taken, wetende dat hun telefoonverkeer in goede handen is.
Gebruik van technologie
De kracht van een medisch telesecretariaat zit in de naadloze integratie met bestaande systemen binnen de medische praktijk. Geavanceerde software-oplossingen stellen telesecretariaten in staat om direct afspraken in te plannen in het agendasysteem van de zorgverstrekker. Deze technologische compatibiliteit zorgt voor een efficiënte afhandeling van oproepen en een foutloze overdracht van patiëntengegevens, waardoor de kans op miscommunicatie en dubbele boekingen wordt geminimaliseerd.
Hoe kies je het juiste telesecretariaat?
Ervaring en specialisatie in de medische sector
Het kiezen van een telesecretariaat met specifieke ervaring en specialisatie in de medische sector is cruciaal. Deze specialisatie garandeert dat de medewerkers vertrouwd zijn met de unieke aspecten van medische communicatie en in staat zijn om patiëntengegevens met de nodige discretie en volgens de GDPR-richtlijnen te behandelen. Een diepgaande kennis van de medische terminologie en procedures verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening aanzienlijk. Bij CareCoach heeft elk van de medewerkers een paramedische achtergrond en kent de noden van een huisartsenpraktijk. Een continue opleiding zorgt ervoor dat de medewerkers steeds up-to-date blijven én hun competenties verder aanscherpen.
Technologische integratie
Het is belangrijk dat je telesecretariaat perfect vertrouwd is met jouw specifieke agendasysteem. Bij Carecoach werken we volgens joúw agenda én wensen. We ondersteunen op dit moment verschillende online-agendasystemen, dus heel waarschijnlijk ook jouw huidige pakket. We zijn agendapakket onafhankelijk: we willen absoluut niet dat de artsen zich moeten aanpassen aan onze voorkeur van agendapakket. Bijgevolg zal je ook geen omschakelkost moeten dragen indien je zou overwegen om te veranderen van agendapakket.
Wat kost een telesecretariaat?
De kosten van een telesecretariaat variëren afhankelijk van de gekozen tariefstructuur, die kan bestaan uit betaling per oproep, per maand, of per uur. Verschillende prijsmodellen biedenmedische praktijken de mogelijkheid om een dienst te kiezen die past bij hun specifieke behoeften en budget. Omdat de prijzen exclusief btw worden aangegeven, is het belangrijk voor praktijken om rekening te houden met de bijkomende belastingen.
Flexibele schaalbaarheid is een ander belangrijk voordeel. Bij CareCoach groeit het telesecretariaat mee met je praktijk. Je betaalt enkel voor het aantal oproepen dat daadwerkelijk wordt afgehandeld. Dit geeft je onder meer de flexibiliteit om vlot op- en af te schalen tijdens piekperiodes, zonder kwaliteitsverlies.
De overheid voorziet tegemoetkomingen voor het inzetten van een telesecretariaat, waardoor je financiële ondersteuning kan krijgen. Lees hier meer over deze tegemoetkoming. Het is raadzaam om deze mogelijkheden te onderzoeken om de kosten verder te optimaliseren. Door de juiste tariefstructuur te kiezen en gebruik te maken van eventuele subsidies, kunnen medische praktijken profiteren van de voordelen van een telesecretariaat zonder significante financiële druk.
Een medisch telesecretariaat bespaart kosten, vermindert werkdruk en verbetert de bereikbaarheid. Bij CareCoach doen we er alles aan om de zorgverstrekker te ontzorgen. Contacteer ons en ontdek hoe we je praktijk ondersteunen.
Bij CareCoach geloven we dat een sterk telesecretariaat zich onderscheidt door uitgebreide medische kennis, meertalige ondersteuning, flexibiliteit tijdens wachtdiensten en ruimere openingsuren. We zorgen voor een persoonlijke aanpak, kennen je praktijk en ondersteunen probleemloos meerdere agenda’s. Zo ben je altijd zeker van professionele en gepersonaliseerde ondersteuning.
Ben je benieuwd hoe CareCoach je kan ondersteunen? Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact op!
Wil je ook werken aan een optimalere praktijk?
Contacteer ons vrijblijvend!
Andere interessante topic
