Hoe veilig zijn jouw patiëntengegevens?

Wat staat er op het spel?

Het beschermen van patiëntengegevens is meer dan een verplicht nummertje. Beschadiging of verlies van deze gegevens raakt direct aan de kern van goede zorg: vertrouwen. Als patiëntinformatie in verkeerde handen valt, kan dat leiden tot medische fouten, reputatieschade en zelfs het tijdelijk stilleggen van de zorgpraktijk.

Een datalek zorgt niet alleen voor ongemak en stress, maar heeft ook financiële consequenties. Denk aan de kosten voor het herstellen van systemen, het informeren van betrokkenen en eventuele boetes door de Gegevensbeschermingsautoriteit. In het ergste geval wordt gevoelige informatie, zoals medische dossiers of identiteitspapieren, misbruikt of zelfs publiek gemaakt.

Bovendien ben je volgens de GDPR, maar ook specifieke Belgische wetgeving, verplicht om elk incident te melden bij de overheid en soms ook bij de betrokken patiënt zelf. Dit zorgt er niet alleen voor dat elke zorgpraktijk zich moet weren tegen cyberdreigingen, maar dwingt je ook om verantwoordelijkheid te nemen voor goede processen, veilige IT en regelmatige controles.

Het risico van een datalek is met de digitalisering en externe samenwerking, zoals het werken met cloudsoftware en partners, alleen maar toegenomen. Door een proactieve aanpak bescherm je niet alleen persoonsgegevens, maar waarborg je ook de continuïteit en integriteit van de zorg in jouw praktijk.

Contacteer ons vrijblijvend

Meest voorkomende risico’s in de praktijk

Ondanks alle technische vooruitgang blijft het aantal datalekken in de zorg stijgen. De praktijk leert dat risico’s vaak juist ontstaan door kleine onoplettendheden of gewoontes. Denk hierbij aan snel even een wachtwoord delen, of het klikken op een schijnbaar onschuldige link.

In veel huisartspraktijken is het dagelijkse werktempo hoog en speelt technologie nauwelijks een zichtbare hoofdrol, tot het misgaat. Cybercriminelen spelen daar handig op in met slimme trucs en professionele phishingmails. Maar ook eenvoudige risico’s, zoals het verplicht updaten van software of veilig beheer van printers, blijken in de praktijk lastiger vol te houden dan gedacht.

De meest voorkomende valkuilen hangen samen met drie hoofdthema’s: menselijk gedrag (zoals klikken op foute e-mails), zwakke en hergebruikte wachtwoorden, en trage updates van systemen. Verder zijn er nog externe risico’s, zoals kwetsbaarheden bij leveranciers of freelance medewerkers, en onderschatte fysieke risico’s, zoals onbeheerde papieren dossiers.

De komende opsommingen zoomen in op deze risico’s. Zo krijg je inzicht in de gevaren en leer je ook hoe je ze kan herkennen en voorkomen.

Phishing & social engineering

Phishing en social engineering zijn de favoriete wapens van cybercriminelen als het om huisartsenpraktijken gaat. Praktische voorbeelden zijn valse eHealth-mails die vragen om dringende inlogacties, of ogenschijnlijk officiële berichten van je softwareleverancier met een link naar een ‘spoedupdate’.

Het gevaar is dat deze nepmails soms nauwelijks te onderscheiden zijn van echte communicatie. Ze spelen in op tijdsdruk, autoriteit (“bericht van de overheid”) en op je hulpvaardigheid. Eén klik op een foute link of het geven van je inloggegevens kan al leiden tot een datalek of ransomware-aanval.

Social engineering is nog breder dan phishing. Denk bijvoorbeeld aan een telefoontje van iemand die zich voordoet als ICT-leverancier, met de vraag je wachtwoord te resetten. Of een bericht van een ‘patiënt’ die per mail of WhatsApp gevoelige informatie lospeutert.

Het herkennen van deze trucs is cruciaal: een goed geïnformeerd team is de eerste verdedigingslinie.

Zwakke wachtwoorden & hergebruik

Één van de grootste risico’s in huisartsenpraktijken zijn simpele of hergebruikte wachtwoorden, vooral voor kritische systemen zoals het EMD (Elektronisch Medisch Dossier), agenda’s en mailaccounts. Een zwak wachtwoord is vaak het enige dat een cybercrimineel tegenhoudt en in praktijk gebruikt men nog te vaak combinaties als “Welkom2024!” of zelfs “123456”.

Maar het probleem zit dieper: veel zorgverstrekkers gebruiken hetzelfde wachtwoord op meerdere platformen. Wordt één systeem gehackt (bv. je agenda-app), dan krijgen aanvallers meteen ook toegang tot je EMD of mailbox met patiëntinformatie.

Zeker als wachtwoorden gedeeld worden binnen een team, of als oude accounts nooit worden verwijderd, loopt het risico gestaag op. Herkenbaar? Dit gebeurt vaak als je snel toegang nodig hebt, bijvoorbeeld voor een spoedoverleg, waardoor het wachtwoord-beleid wordt omzeild.

Omdat het ongemakkelijk is om steeds nieuwe, sterke wachtwoorden te verzinnen en bij te houden, kiezen veel praktijken voor gemak boven veiligheid. Maar feit is: één enkel gestolen of gelekt wachtwoord legt in potentie het hele praktijkdossier bloot, met alle gevolgen van dien.

Verouderde systemen & ongepatchte software

Veel huisartspraktijken werken nog met oude computers, printers en zelfs routers die niet meer (tijdig) worden geüpdatet. Dat lijkt misschien onschuldig, maar voor cybercriminelen zijn deze apparaten een open deur: verouderde besturingssystemen of ongepatchte software bevatten vaak bekende beveiligingslekken.

Vooral systemen waarop het besturingssysteem niet meer wordt ondersteund (zoals oude Windows-versies), verlopen licenties, of vergeten firmware-updates voor je router vormen een aanzienlijk risico. Ook medische randapparatuur, zoals printers waar gevoelige info op blijft staan, vallen hieronder.

Het actualiseren van EMD-clients, praktijksoftware, en zelfs browsers blijft in de dagelijkse drukte vaak liggen. Maar elke update die je overslaat vergroot het risico dat hackers misbruik maken van bekende zwakke plekken.

Het probleem wordt versterkt wanneer meerdere apparaten, ook van medewerkers of freelancers (laptops, smartphones), ongecontroleerd op het praktijknetwerk worden aangesloten. Zo kan één ongepatchte printer of werkstation een ingang zijn tot alle patiëntendossiers in je netwerk.

Contacteer ons vrijblijvend

De 7 quick wins die het meeste risico wegnemen

Gelukkig hoef je geen IT-expert te zijn om grote stappen te zetten richting een veiligere praktijk. Veel risico’s kun je al aanzienlijk verminderen met een handvol concrete maatregelen, toepasbaar voor zowel solo-huisartsen als grotere praktijken.

Deze 7 quick wins zijn ontworpen om meteen de meest voorkomende lekken te dichten: van slimme instellingen tot kleine gewoontes die je snel kan invoeren. Het zijn acties waarmee je direct impact maakt, zonder je dagelijkse praktijkvoering onnodig te belasten.

Multi-factor authenticatie (MFA) overal waar het kan

Multi-factor authenticatie, of kortweg MFA, voegt een extra beveiligingslaag toe bovenop je wachtwoord. Dat betekent concreet: zelfs als iemand je wachtwoord kent of achterhaalt, kan hij of zij niet zomaar inloggen zonder bijvoorbeeld een code via sms of een authenticator-app.

MFA is in het bijzonder effectief bij kritische systemen zoals EMD, agenda, mail en cloudapplicaties. Het maakt gestolen wachtwoorden vrijwel waardeloos voor cybercriminelen en is ondertussen bij de meeste moderne zorgsoftware eenvoudig in te schakelen.

Het implementeren van MFA kost weinig tijd, maar maakt een wereld van verschil in je beveiliging. Voor het team is het een kleine aanpassing in de routine, meestal beperkt tot een extra (tweede) stap bij aanmelding. Vaak kan je kiezen tussen app-berichten of sms-codes.

Ook voor externe partners, zoals freelance secretaresses of administratieve medewerkers, is MFA essentieel. Door het instellen van MFA minimaliseer je de kans op accountmisbruik, zelfs als wachtwoorden ergens uitlekken of medewerkers slachtoffer worden van phishing.

Unieke wachtwoorden + wachtwoordmanager

Unieke, sterke wachtwoorden zijn je eerste verdedigingslijn. Maar in de praktijk is het lastig om voor elk systeem een verschillend, ingewikkeld wachtwoord te onthouden, zeker als je in teamverband werkt of met veel applicaties werkt.

Een wachtwoordmanager lost dit probleem op. Je team kan één ‘hoofdkluis’ gebruiken waarin alle wachtwoorden versleuteld worden opgeslagen, en waarin elke medewerker snel zijn of haar eigen inloggegevens vindt zonder te hoeven improviseren met Post-its of hergebruik.

Stel teambeleid op waardoor standaard alleen complexe en unieke wachtwoorden mogen worden gebruikt, voor alle accounts, van het EMD tot de wifi en medische agenda’s. Wissel gedeelde wachtwoorden structureel als medewerkers vertrekken of van functie veranderen.

Met een centrale wachtwoordkluis voorkom je ook dat gevoelige inloggegevens rondzwerven, verloren raken of onbewust gedeeld worden buiten het team. Zo verklein je de kans op ongewenste toegang flink en maak je compliance met privacywetgeving makkelijker aantoonbaar.

Updates & patchmanagement op schema

Regelmatig updaten van besturingssysteem (OS), EMD-clients en alle praktijksoftware is een no-brainer, maar toch wordt dit in veel praktijken onvoldoende opgevolgd. Updates bevatten vaak essentiële beveiligingspatches die bekende kwetsbaarheden dichten.

Het loont om een vast update-schema op te stellen: plan bijvoorbeeld een maandelijks controle-moment in voor je team. Vergeet niet de routers, printers en firmware van medische apparatuur: ook deze kunnen doelwit zijn van cyberaanvallen.

Ook browsers waar je EMD of cloudapplicaties op draait, moeten altijd op de laatste versie blijven. Hackers zoeken actief naar verouderde software als makkelijke ingang.

Een goed patchmanagement-plan omvat: automatische updates waar mogelijk, handmatige controlemomenten, en het bijhouden van een eenvoudige checklist van up-to-date apparaten, inclusief de apparatuur van tijdelijk of extern personeel.

Back-ups met 3-2-1-regel

Back-ups zijn je reddingsboei na een aanval of interne fout. De ‘3-2-1-regel’ houdt in: minstens drie kopieën van je data, op twee verschillende media en minstens één offline of ‘immutable’ (niet-wijzigbare) back-up. Alleen zo bescherm je je tegen ransomware of verlies van patiëntinformatie.

Zorg altijd voor een back-up op een locatie buiten je praktijk, bijvoorbeeld in de cloud én op een externe harde schijf die niet permanent verbonden is met je netwerk. Daarmee verklein je de kans dat een lek of aanval al je kopieën tegelijk raakt.

Test je back-up regelmatig: minimaal per kwartaal, en zeker na grote updates of migraties. Anders weet je nooit zeker of het herstel werkt als het echt nodig is.

Het back-upprotocol moet ook gelden voor telefoondata, scans, foto’s en eventueel offline-notities. Zo waarborg je dat gevoelige patiëntinformatie nooit definitief verloren is, zelfs niet bij brand, diefstal of ransomware.

Endpointbeveiliging & firewall goed ingesteld

Elke computer (endpoint), laptop of mobiel apparaat dat toegang heeft tot medische gegevens, moet goed beveiligd zijn. Goede endpointbeveiliging bestaat uit actuele antivirus of EDR-oplossingen (Endpoint Detection & Response) die ook geavanceerde dreigingen detecteren.

Firewalls zorgen ervoor dat alleen gewenst verkeer het praktijknetwerk op en af kan. Een correcte firewall-instelling voorkomt dat onbekende apps of personen zomaar verbinding maken met jouw systemen.

Zorg daarnaast voor gedetailleerde logging van netwerkverkeer: zo kan je verdachte activiteiten snel opmerken en achterhalen waar iets misloopt. Ook het blokkeren van inkomende verbindingen uit risicolanden (‘geo-blocking’) is een eenvoudige, doeltreffende maatregel.

Denk ten slotte aan apparatensegmentatie: medische apparaten en printers mogen niet op hetzelfde netwerk zitten als het gastennetwerk of privé-apparaten. Dit minimaliseert de kans dat een lek via één zwakke schakel het hele dossier vrijgeeft.

Versleuteling & veilige data-overdracht

Encryptie zorgt dat gegevens onleesbaar zijn voor iedereen zonder de juiste sleutel. Dit is cruciaal als laptops, harde schijven of usb-sticks gestolen raken of kwijtraken. Schakel daarom altijd disk-encryptie in op praktijklaptops en medische tablets.

Ook gegevens die je verstuurt, via internet, mail of zelfs sms, moeten altijd via een beveiligde verbinding (bijvoorbeeld met TLS) lopen. Gebruik alleen goedgekeurde, end-to-end versleutelde digitale communicatie voor gevoelige informatie.

Zorg verder voor een streng USB-beleid in je praktijk. Sta alleen versleutelde usb-sticks toe en verbied het zomaar opslaan of meenemen van patiëntendata op onbeveiligde media.

Door direct al deze stappen in te voeren, blijf je niet alleen compliant met de AVG, maar voorkom je ook dat een gestolen apparaat automatisch betekent dat dossiers uitlekken.

Toegangsrechten: least privilege & schermvergrendeling

Het principe van ‘least privilege’ betekent: geef medewerkers alleen toegang tot systemen en data die ze strikt nodig hebben voor hun werk. Zo beperk je het risico als één account wordt gekraakt.

Een goed voorbeeld: een externe secretaresse mag enkel agenda en patiëntcontacten zien, niet de medische dossiers zelf. Maak ook tijdelijke toegangsrechten voor vervangers of opleidingsartsen, en trek deze rechten in zodra ze niet meer nodig zijn.

Vergrendel steeds je scherm (of stel automatische schermvergrendeling in) als je niet aan je computer zit, ook al is het maar voor een minuut. Zo voorkom je dat onbevoegde personen, collega’s, bezoekers of schoonmaakpersoneel, ongewenst toegang krijgen.

Controleer regelmatig de gebruikerslijst van je systemen en verwijder accounts van ex-medewerkers of inactieve accounts. Zo houd je de toegang altijd actueel én veilig.

Contacteer ons vrijblijvend

Processen & mensen: maak veiligheid werkbaar

Digitale veiligheid begint bij technologie, maar de doorslaggevende factor blijft altijd: de mens. In de drukte van alle dag maak je snel fouten, bewustwording en goede processen zijn daarom minstens zo belangrijk als technische oplossingen.

Het succes van je cybersecuritybeleid valt of staat met dagelijkse routines, duidelijke verantwoordelijkheden en een cultuur waar veiligheid bespreekbaar is, zonder paniek of schaamte. Regelmatige opleiding en heldere afspraken vormen hier de basis.

Ook processen bij personeelswissels, incidenten of samenwerking met derden zijn belangrijk. Denk aan hoe je nieuwe medewerkers veilig onboard, oude accounts intrekt bij ontslag, en weet wat je moet doen als het toch een keer misgaat (incident response).

Tot slot telt de praktische inrichting van je netwerk en werkplek: wie mag waar bij, en hoe houd je zorg- en privénetwerken strikt gescheiden? In de volgende secties lees je hoe je dat alles eenvoudig regelt, met de focus op je dagelijkse praktijk.

Kort en cyclisch opleiden

Een eenmalige cursus cyberveiligheid is niet genoeg. Het werkt beter om teamleden regelmatig kort, praktisch en herhaald te trainen op actuele risico’s. Denk aan korte micro-trainingen van 10-15 minuten, die je snel tussen de middag of tijdens een teamoverleg kunt inplannen.

Phishing-oefeningen zijn bijzonder effectief. Hiermee wordt in de praktijk getest of iemand op een verdachte mail klikt, en leren medewerkers de nieuwste trucs te herkennen. Dit verkleint de kans dat iemand in het echt slachtoffer wordt van een aanval.

Herhaal de trainingen cyclisch: bijvoorbeeld elk kwartaal, of na significante software-updates. Zo blijft cyberbewustzijn fris en groeien teamleden mee met nieuwe beleidsregels en technologieën.

Opleidingsmateriaal hoeft niet droog of technisch te zijn. Praktijkvoorbeelden, quizzen en concrete cases uit de zorg spreken meer aan. Daarmee maak je cybersecurity tastbaar én relevant voor iedereen in de praktijk.

Incident-response in 5 stappen

Hoewel je veel kan doen om incidenten te voorkomen, blijft een datalek of beveiligingsprobleem altijd mogelijk. Een helder incident response-plan helpt paniek te vermijden en zorgt dat je snel en correct handelt.

Een goede aanpak bestaat uit vijf stappen: wie bellen (IT, DPO, softwareleverancier), isoleren (apparaat/netwerk loskoppelen), melden aan Gegevensbeschermingsautoriteit en eventueel betrokkenen, herstellen van systemen en accounts, en leren van het voorval via nabespreking.

Leg deze stappen vast in een duidelijk protocol, deel het met alle medewerkers en oefen het minstens eenmaal per jaar. Zo weet iedereen wat te doen als het ooit echt gebeurt.

Denk eraan: tijdige en correcte melding beperkt niet alleen juridische schade en boetes, maar maakt het ook makkelijker om het vertrouwen van patiënten te herstellen.

Gast-Wi-Fi & netwerksegmentatie

Veel praktijken bieden gastwifi aan voor patiënten of bezoekers. Dit is handig, maar vormt een direct risico als gastgebruikers op hetzelfde (deel van het) netwerk zitten als medische systemen en dossieropslag.

Houd het medisch netwerk strikt gescheiden van het gasten- en privénetwerk. Toestellen die toegang geven tot patiëntengegevens horen NOOIT op het gastnetwerk te zitten. Dit kan eenvoudig via netwerksegmentatie en aparte wifi-instellingen.

Controleer regelmatig aan welke netwerken printers, laptops en medische apparaten gekoppeld zijn. Ook medewerkers zouden geen privé-apparaten (zoals smartphones en tablets) op het medische netwerk mogen aansluiten zonder goedgekeurd apparaatbeleid.

Met deze verdeling verklein je de kans dat een besmet apparaat van een bezoeker per ongeluk de deur openzet naar het patiëntdossier. Veilig en eenvoudig te implementeren, zelfs zonder grote IT-kennis.

Apparatuur buiten de praktijk: huisbezoek & mobiel werken

Steeds vaker werken huisartsen en praktijkmedewerkers mobiel, van huisbezoeken tot consulten buitenshuis. Dit stelt extra eisen aan de beveiliging van je apparatuur en data.

Gebruik alleen goedgekeurde, beveiligde laptops en tablets met disk-encryptie en MFA, en werk altijd via een beveiligde VPN-verbinding. Zo voorkom je dat gegevens leesbaar zijn als een apparaat verloren gaat of gestolen wordt.

Zorg ervoor dat apparaten op afstand te wissen zijn (remote wipe), zodat gevoelige data direct verwijderd kan worden als het misgaat. Zet geen patiëntgegevens op usb-sticks of losse harde schijven die niet beveiligd zijn.

Let ook op fysieke privacy: gebruik eventueel schermfilters, werk niet in het zicht van anderen (bijvoorbeeld in de auto of bij de patiënt thuis) en vermijd het nemen van offline-kladnotities. Zo voorkom je dat gevoelige gegevens onbedoeld openbaar raken, zowel fysiek als digitaal.

Contacteer ons vrijblijvend

Compliance zonder hoofdpijn

AVG/GDPR-compliance hoeft niet ingewikkeld of belastend te zijn. Begin met de basis: een register van verwerkingen (wie verwerkt welke patiëntgegevens?), duidelijke Data Processing Agreements (DPA’s) met alle software- en cloudleveranciers, en hou logging en bewaartermijnen zo eenvoudig mogelijk.

Werk met minimale logging: registreer alleen wie, wanneer en vanuit welk systeem er in patiëntendossiers wordt gekeken, en bewaar deze gegevens volgens de wettelijke termijn. Dit zorgt voor transparantie zonder een administratieve overkill.

Betrek compliance bij bestaande kwaliteitsprocessen. Zo kan je beveiliging koppelen aan bijvoorbeeld accreditatie, rapportages of interne audits, zonder dubbele administratie of extra rompslomp.

Door privacy en beveiliging te verankeren in je dagelijkse werking, blijven kosten en inspanning beperkt en kan je bij een controle altijd aantonen dat je bewust en systematisch met beveiliging van patiëntgegevens omgaat.

Checklist: vandaag starten

Wil je direct werk maken van de beveiliging van je praktijk? Start met een eenvoudige, overzichtelijke checklist. Identificeer eerst de kwetsbare plekken: gebruik je MFA, is de wachtwoordkluis bijgewerkt, en zijn alle softwareversies up-to-date?

Check of back-ups volgens de 3-2-1-regel worden gemaakt en getest. Kijk na of het medisch netwerk echt apart staat van gast- en privénetwerken, en of iedereen op de hoogte is van het incident response-plan.

Werk samen afspraken uit voor sterke wachtwoorden, periodieke microtraining en duidelijke protocollen voor fysieke beveiliging (denk aan papieren dossiers en apparaatgebruik buiten de praktijk).

Neem deze basis op in je praktijkoverleg en stel één iemand verantwoordelijk voor opvolging. Zo wordt steeds veiliger werken een gewoonte, niet een eenmalige actie, maar een blijvend proces.

Contacteer ons vrijblijvend

FAQ

Moet elke praktijk MFA hebben? Ja, MFA is de eenvoudigste én meest effectieve bescherming. Alleen als software het echt technisch niet ondersteunt, zet je alternatieven in (bv. extra waakzaamheid op device en accountbeheer).

Is een cloud-EMD veiliger dan lokaal? Vaak wel, mits de leverancier passende beveiligingsmaatregelen en certificeringen biedt. Je deelt de verantwoordelijkheid: de softwareleverancier voor techniek, jij voor gebruikersbeheer, wachtwoorden en rechten.

Hoe vaak moet ik back-ups testen? Minimaal elk kwartaal, en altijd vlak na grote systeemupdates of bij het migreren van data. Zo ben je zeker dat herstellen lukt als het erop aankomt.

Loop ook regelmatig na of ex-medewerkers geen toegang meer hebben tot systemen en pas het apparaatbeleid aan als er nieuwe toestellen in gebruik komen. Zo voorkom je dat er via oude accounts alsnog een datalek ontstaat.

Conclusie

De beveiliging van patiëntengegevens vraagt om constante aandacht, maar is met haalbare stappen en bewust beleid bereikbaar voor elke huisarts. Door slimme combinaties van technische quick wins, bewustwording van het team en praktische afspraken maak je je praktijk een stuk veiliger, zonder administratieve overlast.

Cybersecurity is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces. Met heldere routines, regelmatige training en het koppelen van beveiliging aan dagelijkse praktijkvoering, bouw je aan vertrouwen bij patiënten en voldoe je tegelijk aan de eisen van de GDPR en NIS2-regelgeving.

Veiligheidsrisico’s liggen niet alleen bij grote ziekenhuizen, maar net zo goed bij de kleinere huisartsenpraktijken. Wees kritisch, blijf leren en corrigeer waar nodig, de technologie, wetgeving en aanvallen evolueren sneller dan ooit.

Met de inzichten uit deze blog maak je van informatiebeveiliging een vast onderdeel van kwalitatieve, toekomstgerichte gezondheidszorg. Zo bescherm je niet alleen data, maar vooral het fundament van goede, moderne huisartsenzorg: vertrouwen.

Wil je zeker weten dat jouw patiëntengegevens écht goed beschermd zijn? CareCoach helpt je bij het versterken van je cybersecurity, het beveiligen van je IT-omgeving en het opstellen van werkbare processen voor jou en je team. Zo blijft jouw praktijk veilig, conform de wetgeving en klaar voor de toekomst.

Neem vandaag nog vrijblijvend contact op en ontdek hoe wij jouw praktijk digitaal beter beveiligen.